GR-Η τεχνολογία της γραφειοκρατίας

Εδώ και χιλιάδες χρόνια οι ανθρώπινες κοινωνίες οργανώνουν την εργασία τους με τρόπο ιεραρχικό. Και χρησιμοποιούν γραφειοκρατίες οι οποίες ενεργούν άλλοτε με επιτυχία (π.χ. Ρωμαϊκή Αυτοκρατορία, Βρετανική διοίκηση της Ινδίας) κι άλλοτε αυτοκαταστροφικά (π.χ. Οθωμανική Αυτοκρατορία, ΕΣΣΔ). Βέβαια στις δημοκρατίες αλλά και στον ιδιωτικό τομέα (βλέπε μεγάλες επιχειρήσεις) η γραφειοκρατία πρέπει να οργανώνεται έτσι ώστε να βρίσκεται στην υπηρεσία του πολίτη (ή του πελάτη) χωρίς να καταλήγει σε αυταρχικό, αυτοσυντηρούμενο, δηλαδή τελικά σε αυτοκαταστροφικό, μηχανισμό εξουσίας. Κι βέβαια το ερώτημα που ανακύπτει είναι αν κάτι τέτοιο είναι εφικτό στην πράξη.

Πριν από λίγα χρόνια, όταν το πρόβλημα της διοίκησης με είχε απασχολήσει λόγω καθηκόντων, έπεσα πάνω σε ένα έξοχο βιβλίο του Jerry B. Harvey, καθηγητή διοικητικής επιστήμης, με τίτλο «How Come Every Time I Get Stabbed in the Back My Fingerprints Are on the Knife? And Other Meditations on Management». Και από εκεί, μέσα από το κεφάλαιο «Musing about the elephant in the parlor or "Who the hell is Elliott Jaques?"» βρήκα τον Jaques και τις εργασίες του. Ο Jaques, που πρώτος διατύπωσε τη θεωρία της midlife crisis, ασχολήθηκε επιστημονικά με τις γραφειοκρατίες και κατέληξε σε μια επιστημονική αντιμετώπισή τους, που είχε την ευκαιρία να εφαρμόσει και στην πράξη σε αρκετές περιπτώσεις ιδιωτικών εταιρειών αλλά και δημόσιων οργανισμών.

Το βασικό κριτήριο του Jaques, που συνδέεται με κάθε θέση σε μια ιεραρχία είναι ο χρονικός ορίζοντας της θέσης, δηλαδή ο χρόνος που χρειάζεται ο κάτοχος της θέσης για να υλοποιήσει τους στόχους που συνδέονται με τη θέση του. Για παράδειγμα ο χρονικός ορίζοντας της θέσης του γενικού διευθυντή μιας εταιρείας ή ενός υπουργείου μπορεί να είναι 10 χρόνια ενώ ο χρονικός ορίζοντας της θέσης ενός απλού υπαλλήλου ή μιας γραμματέας μπορεί να είναι λίγες μέρες. Ο Jaques μάλιστα ισχυρίζεται ότι και οι πιο πολύπλοκοι οργανισμοί μπορούν να οργανωθούν σε επτά το πολύ ιεραρχικά επίπεδα (συγκριτικά η Καθολική Εκκλησία έχει μόνο τρία - ιερέας, καρδινάλιος, Πάπας).

Ως βασικό κριτήριο επιλογής των ανθρώπων, που θα τοποθετηθούν στις αντίστοιχες θέσεις της ιεραρχίας, ο Jaques, χρησιμοποιεί την ικανότητα του ατόμου να διαχειρίζεται διανοητικά την πολυπλοκότητα. Μια θέση με μεγάλο χρονικό ορίζοντα είναι φυσικό να απαιτεί ανθρώπους που είναι ικανοί να διαχειρίζονται μεγαλύτερη πολυπλοκότητα από ό,τι μια θέση με μικρό χρονικό ορίζοντα. Βέβαια εκτός από τις διανοητικές του ικανότητες ο διευθύνων πρέπει να διαθέτει και ορισμένες άλλες ιδιότητες. Το προσωπικό σύστημα αξιών του πρέπει να συμβαδίζει με τις αξίες της οργάνωσης ή της επιχείρησης. Για παράδειγμα το στέλεχος μιας οικολογικής οργάνωσης δεν μπορεί να είναι εναντίον της οικολογίας. Και ο διευθυντής προσωπικού σε μια επιχείρηση δεν μπορεί να ευνοεί την ηθική παρενόχληση.

Σημασία έχει και η συναισθηματική νοημοσύνη του διευθύνοντος. Έτσι κατά την πλήρωση μιας θέσης διευθύνοντος και συμπληρωματικά με την αξιολόγηση των διανοητικών ικανοτήτων και των ηθικών χαρακτηριστικών των υποψηφίων, ενδείκνυται να αξιολογηθεί και το επίπεδο της συναισθηματικής νοημοσύνης τους (βλέπε τις σχετικές εργασίες που έγιναν δημοφιλείς μέσω των βιβλίων του Daniel Goleman). Τέλος δεν πρέπει να αγνοείται και η γνώση του αντικειμένου της θέσης αφού είναι λογικό κάποιος που έχει ασχοληθεί με το σχετικό γνωστικό αντικείμενο να είναι αποδοτικότερος από κάποιον που θα μάθει τη δουλειά στο «κεφάλι του κασίδη».

Για πρακτικές εφαρμογές των παραπάνω υπάρχουν εμπειρίες στις ιστοσελίδες της οργάνωσης που δημιούργησε ο Jaques (Requisite Organisation International Institute), της Global Organization Design Society καθώς και των εταιρειών συμβούλων Peoplefit και WorkComplexity που εφαρμόζουν στην πράξη τη σχετική θεωρία.