Το ακόλουθο άρθρο δημοσιεύτηκε στην εφημερίδα Χανιώτικα Νέα στις 14 Μαρτίου 2011.
ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ ΚΑΙ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑ
Σχεδιάστε την επαύριον της επιχείρησής σας από τώρα …
γράφει ο Παναγιώτης Αλεβαντής*
Τα τελευταία χρόνια, σε πολλές χώρες, οι επιχειρήσεις αλλά και οι τοπικές κοινωνίες σχεδιάζουν τρόπους για να αντέξουν μια επερχόμενη έκτακτη ανάγκη ή μια καταστροφή καταρτίζοντας σχέδια «επιχειρηματικής συνέχειας». Ποια είναι τα στοιχεία εκείνα που θα τους επιτρέψουν να συνεχίσουν να λειτουργούν μετά από ένα σεισμό, μια πλημμύρα, μια πυρκαγιά. Δεν μιλούμε βέβαια μόνο για εκτεταμένες καταστροφές σαν τον τελευταίο σεισμό στην Ιαπωνία, που αναγκάζουν ακόμη και κολοσσούς όπως την Toyota ή τη Honda να αναστείλουν την λειτουργία των εργοστασίων τους. Για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις οι πιθανότεροι κίνδυνοι είναι λιγότερο θεαματικοί αλλά εξίσου σημαντικοί: βομβιστικές ενέργειες ή εμπρησμοί, ληστείες, καταλήψεις των εγκαταστάσεων, παρατεταμένες διακοπές ρεύματος, σοβαρές βλάβες των συστημάτων πληροφορικής, απουσίες λόγω ασθενείας προσωπικού ζωτικής σημασίας, χρεοκοπία σημαντικού προμηθευτή κλπ.
Η διαχείριση της επιχειρηματικής συνέχειας αποτελεί ενιαίο τμήμα των προετοιμασιών αντιμετώπισης έκτακτων αναγκών σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες. Ας δούμε τι συμβουλεύει τις επιχειρήσεις ένας μεγάλος βρετανικός δήμος 160.000κατοίκων (Chelmsford). Πρώτο σημαντικό μέτρο είναι βέβαια η ασφάλιση έναντι των πιθανότερων κινδύνων. Όμως οι ειδικοί στα σχέδια επιχειρηματικής συνέχειας συμβουλεύουν την εκπόνηση σχεδίων σαν να μην υπάρχει ασφαλιστήριο συμβόλαιο.
Ξεκινήστε την εκπόνηση ενός τέτοιου σχεδίου με τον καθορισμό των πιθανότερων κινδύνων που ενδέχεται να αντιμετωπίσει η επιχείρηση και κατατάξετε τους ανάλογα με την πιθανότητα να συμβούν και τη σπουδαιότητά τους. Στη συνέχεια, προχωρήστε στην ανάλυση κάθε επιμέρους κινδύνου για να ορίσετε σειρά προτεραιότητας και σπουδαιότητας τις λειτουργίες από τις οποίες εξαρτάται η επιβίωση της επιχείρησης. Πως θα επηρεάσουν την επιχείρηση ενδεχόμενες ζημιές ή η πλήρης καταστροφή των εγκαταστάσεων στις οποίες λειτουργεί; Η κλοπή ενός σημαντικού μηχανήματος; Μια πλημμύρα; Πως θα ενημερωθεί σχετικά το προσωπικό και οι πελάτες; Πως θα λειτουργήσει η επιχείρηση σε μια τέτοια περίπτωση και ποιες είναι οι εναλλακτικές επιλογές; Πόσο μπορούν να περιμένουν οι πελάτες την αποκατάσταση της ομαλής λειτουργίας της επιχείρησης;
Ένα άλλο σημαντικό κεφάλαιο του σχεδίου επιχειρηματικής συνέχειας είναι το προσωπικό. Τι θα συμβεί αν ένας απαραίτητος υπάλληλος μεταπηδήσει στους ανταγωνιστές; Πως θα λειτουργήσει η επιχείρηση αν ένα μεγάλο μέρος του προσωπικού αποχωρήσει για οποιονδήποτε λόγο ή αν ένα μεγάλο ποσοστό γυναικών υπαλλήλων απουσιάσει με άδεια μητρότητας; Σημαντικό ρόλο για την προστασία των εργαζομένων παίζει και η εφαρμογή της νομοθεσίας περί Υγιεινής και Ασφάλειας. Ζητείστε την βοήθεια ενός ειδικού στον τομέα αυτό για να σχεδιάσετε τα εκ του νόμου προβλεπόμενα μέτρα προστασίας (π.χ. πυρασφάλεια). Πρόβλημα μπορεί να προκύψει και αν η επιχείρηση εξαρτάται από ένα μόνο εξειδικευμένο άτομο. Χρήσιμη είναι η εκπαίδευση και του υπόλοιπου προσωπικού έτσι ώστε να μπορεί να τον ή την υποκαταστήσει σε περίπτωση απουσίας ή αποχώρησης.
Οι επιχειρήσεις εξαρτώνται όλο και περισσότερο από συστήματα πληροφορικής για το λογιστήριο, τις πωλήσεις, τις παραγγελίες, την επικοινωνία με τους πελάτες κ.ο.κ. Τι θα συμβεί σε περίπτωση βλάβης; Υπάρχει εφεδρικό αντίγραφο των αρχείων; Αν το σύστημα κλαπεί, ενδέχεται να καταλήξει στους ανταγωνιστές; Υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για την πρόσβαση στις πληροφορίες και με τι χρονικό ορίζοντα; Η εκπόνηση του σχεδίου εξαρτάται επίσης από την ισχύουσα νομοθεσία (π.χ. όσον αφορά την πληρωμή των εργαζόμενων σε περίπτωση καταστροφής των εγκαταστάσεων).
Προχωρήστε τέλος στην ολοκλήρωση του σχεδίου και κοινοποιήστε το στο προσωπικό. Μερικές επιχειρήσεις ενδέχεται να συμφωνήσουν σε κοινά σχέδια που να προβλέπουν αμοιβαία συνδρομή σε περίπτωση καταστροφής. Άλλες θα προσπαθήσουν να εξασφαλίσουν ότι αντίστοιχα σχέδια διαθέτουν και οι προμηθευτές τους. Η γνώση του σχεδίου επιχειρηματικής συνέχειας από όλο το προσωπικό, ιδίως από όσους αναλαμβάνουν καθήκοντα με βάση το σχέδιο, η επικαιροποίησή του και η τακτική πρακτική εξάσκηση με βάση το σχέδιο εγγυώνται την επιτυχία του όταν, ο μη γένοιτο, χρειαστεί η εφαρμογή του. Μην περιμένετε την καταστροφή για να το δοκιμάσετε. Εξασκηθείτε από τώρα! Αρκεί να γνωρίζετε ότι ένα μεγάλο ποσοστό των επιχειρήσεων που δεν διαθέτουν αξιόπιστο και δοκιμασμένο σχέδιο επιχειρηματικής συνέχειας κλείνουν λίγο χρόνο μετά από μια σημαντική καταστροφή, ιδίως αν αντιμετωπίζουν ήδη οικονομικές δυσκολίες λόγω ύφεσης ή κρίσης. Κάλλιον το προλαμβάνειν ...
* Φυσικός, υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Οι απόψεις είναι προσωπικές και δεν εκφράζουν κατ’ ανάγκη την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ ΚΑΙ ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΟΤΗΤΑ
Σχεδιάστε την επαύριον της επιχείρησής σας από τώρα …
γράφει ο Παναγιώτης Αλεβαντής*
Τα τελευταία χρόνια, σε πολλές χώρες, οι επιχειρήσεις αλλά και οι τοπικές κοινωνίες σχεδιάζουν τρόπους για να αντέξουν μια επερχόμενη έκτακτη ανάγκη ή μια καταστροφή καταρτίζοντας σχέδια «επιχειρηματικής συνέχειας». Ποια είναι τα στοιχεία εκείνα που θα τους επιτρέψουν να συνεχίσουν να λειτουργούν μετά από ένα σεισμό, μια πλημμύρα, μια πυρκαγιά. Δεν μιλούμε βέβαια μόνο για εκτεταμένες καταστροφές σαν τον τελευταίο σεισμό στην Ιαπωνία, που αναγκάζουν ακόμη και κολοσσούς όπως την Toyota ή τη Honda να αναστείλουν την λειτουργία των εργοστασίων τους. Για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις οι πιθανότεροι κίνδυνοι είναι λιγότερο θεαματικοί αλλά εξίσου σημαντικοί: βομβιστικές ενέργειες ή εμπρησμοί, ληστείες, καταλήψεις των εγκαταστάσεων, παρατεταμένες διακοπές ρεύματος, σοβαρές βλάβες των συστημάτων πληροφορικής, απουσίες λόγω ασθενείας προσωπικού ζωτικής σημασίας, χρεοκοπία σημαντικού προμηθευτή κλπ.
Η διαχείριση της επιχειρηματικής συνέχειας αποτελεί ενιαίο τμήμα των προετοιμασιών αντιμετώπισης έκτακτων αναγκών σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες. Ας δούμε τι συμβουλεύει τις επιχειρήσεις ένας μεγάλος βρετανικός δήμος 160.000κατοίκων (Chelmsford). Πρώτο σημαντικό μέτρο είναι βέβαια η ασφάλιση έναντι των πιθανότερων κινδύνων. Όμως οι ειδικοί στα σχέδια επιχειρηματικής συνέχειας συμβουλεύουν την εκπόνηση σχεδίων σαν να μην υπάρχει ασφαλιστήριο συμβόλαιο.
Ξεκινήστε την εκπόνηση ενός τέτοιου σχεδίου με τον καθορισμό των πιθανότερων κινδύνων που ενδέχεται να αντιμετωπίσει η επιχείρηση και κατατάξετε τους ανάλογα με την πιθανότητα να συμβούν και τη σπουδαιότητά τους. Στη συνέχεια, προχωρήστε στην ανάλυση κάθε επιμέρους κινδύνου για να ορίσετε σειρά προτεραιότητας και σπουδαιότητας τις λειτουργίες από τις οποίες εξαρτάται η επιβίωση της επιχείρησης. Πως θα επηρεάσουν την επιχείρηση ενδεχόμενες ζημιές ή η πλήρης καταστροφή των εγκαταστάσεων στις οποίες λειτουργεί; Η κλοπή ενός σημαντικού μηχανήματος; Μια πλημμύρα; Πως θα ενημερωθεί σχετικά το προσωπικό και οι πελάτες; Πως θα λειτουργήσει η επιχείρηση σε μια τέτοια περίπτωση και ποιες είναι οι εναλλακτικές επιλογές; Πόσο μπορούν να περιμένουν οι πελάτες την αποκατάσταση της ομαλής λειτουργίας της επιχείρησης;
Ένα άλλο σημαντικό κεφάλαιο του σχεδίου επιχειρηματικής συνέχειας είναι το προσωπικό. Τι θα συμβεί αν ένας απαραίτητος υπάλληλος μεταπηδήσει στους ανταγωνιστές; Πως θα λειτουργήσει η επιχείρηση αν ένα μεγάλο μέρος του προσωπικού αποχωρήσει για οποιονδήποτε λόγο ή αν ένα μεγάλο ποσοστό γυναικών υπαλλήλων απουσιάσει με άδεια μητρότητας; Σημαντικό ρόλο για την προστασία των εργαζομένων παίζει και η εφαρμογή της νομοθεσίας περί Υγιεινής και Ασφάλειας. Ζητείστε την βοήθεια ενός ειδικού στον τομέα αυτό για να σχεδιάσετε τα εκ του νόμου προβλεπόμενα μέτρα προστασίας (π.χ. πυρασφάλεια). Πρόβλημα μπορεί να προκύψει και αν η επιχείρηση εξαρτάται από ένα μόνο εξειδικευμένο άτομο. Χρήσιμη είναι η εκπαίδευση και του υπόλοιπου προσωπικού έτσι ώστε να μπορεί να τον ή την υποκαταστήσει σε περίπτωση απουσίας ή αποχώρησης.
Οι επιχειρήσεις εξαρτώνται όλο και περισσότερο από συστήματα πληροφορικής για το λογιστήριο, τις πωλήσεις, τις παραγγελίες, την επικοινωνία με τους πελάτες κ.ο.κ. Τι θα συμβεί σε περίπτωση βλάβης; Υπάρχει εφεδρικό αντίγραφο των αρχείων; Αν το σύστημα κλαπεί, ενδέχεται να καταλήξει στους ανταγωνιστές; Υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις για την πρόσβαση στις πληροφορίες και με τι χρονικό ορίζοντα; Η εκπόνηση του σχεδίου εξαρτάται επίσης από την ισχύουσα νομοθεσία (π.χ. όσον αφορά την πληρωμή των εργαζόμενων σε περίπτωση καταστροφής των εγκαταστάσεων).
Προχωρήστε τέλος στην ολοκλήρωση του σχεδίου και κοινοποιήστε το στο προσωπικό. Μερικές επιχειρήσεις ενδέχεται να συμφωνήσουν σε κοινά σχέδια που να προβλέπουν αμοιβαία συνδρομή σε περίπτωση καταστροφής. Άλλες θα προσπαθήσουν να εξασφαλίσουν ότι αντίστοιχα σχέδια διαθέτουν και οι προμηθευτές τους. Η γνώση του σχεδίου επιχειρηματικής συνέχειας από όλο το προσωπικό, ιδίως από όσους αναλαμβάνουν καθήκοντα με βάση το σχέδιο, η επικαιροποίησή του και η τακτική πρακτική εξάσκηση με βάση το σχέδιο εγγυώνται την επιτυχία του όταν, ο μη γένοιτο, χρειαστεί η εφαρμογή του. Μην περιμένετε την καταστροφή για να το δοκιμάσετε. Εξασκηθείτε από τώρα! Αρκεί να γνωρίζετε ότι ένα μεγάλο ποσοστό των επιχειρήσεων που δεν διαθέτουν αξιόπιστο και δοκιμασμένο σχέδιο επιχειρηματικής συνέχειας κλείνουν λίγο χρόνο μετά από μια σημαντική καταστροφή, ιδίως αν αντιμετωπίζουν ήδη οικονομικές δυσκολίες λόγω ύφεσης ή κρίσης. Κάλλιον το προλαμβάνειν ...
* Φυσικός, υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Οι απόψεις είναι προσωπικές και δεν εκφράζουν κατ’ ανάγκη την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
